Como funciona o scanner
O documento é colocado na bandeja de vidro e a tampa é fechada. A parte de dentro da tampa, na maioria dos scanners, é branca e plana, apesar de algumas serem pretas. A tampa fornece o fundo uniforme que o software do scanner pode usar como ponto de referência para determinar o tamanho do documento a ser digitalizado. A maioria dos scanners de mesa permite que a tampa seja removida para digitalizar um objeto volumoso, como uma página de um livro grosso.

Uma lâmpada é usada para iluminar o documento
A lâmpada usada nos scanners mais novos ou é uma lâmpada fluorescente de cátodo frio (em inglês) (CCFL) ou uma lâmpada de xenônio, enquanto scanners mais antigos podem usar uma lâmpada fluorescente padrão. O mecanismo todo (espelhos, lente, filtro e sensor CCD) forma a cabeça de leitura A cabeça de leitura é movida lentamente pelo documento por uma cinta presa a um motor de passo. Ela é presa a uma barra estabilizadora para assegurar que não haja oscilação ou desvio na passagem. Passagem significa que a cabeça fez uma leitura completa do documento. A barra estabilizadora é muito resistente e fica presa de maneira bem firme à carcaça do scanner. A imagem do documento é refletida por um espelho em ângulo para outro espelho. Em alguns scanners, há somente dois espelhos, enquanto outros usam três. Cada espelho é ligeiramente curvado para focar a imagem que reflete sobre uma superfície menor.

O último espelho reflete a imagem para uma lente
A lente foca a imagem através de um filtro no sensor CCD. O arranjo do filtro e da lente varia dependendo do scanner. Alguns scanners usam o método de digitalização de três passagens. Cada passagem usa um filtro de cor diferente (vermelho, verde ou azul) entre as lentes e o sensor CCD. Quando as três passagens são completadas, o software do scanner monta as três imagens filtradas em uma única imagem com todas as cores. A maioria dos scanners atuais usa o método de passagem única. A lente divide a imagem em três versões menores do original. Cada versão menor passa por um filtro de cor (vermelho, verde ou azul) e vai para uma seção diferente do sensor CCD. O scanner combina os dados das três partes do sensor CCD em uma única imagem colorida.