Com o desenvolvimento das novas tecnologias da informação
Os utilizadores de computadores nas empresas tendem a imprimir cada vez mais. Pelo email e pela internet, os usuarios têm acesso a sempre mais informações e continuam a preferir o conforto do papel, mais fácil de ler que o monitor do computador. Pelas estimações do IDC, as empresas gastam em média 10% do seu faturamento para produção, gerenciamento e distribuição de documentos. Apenas com custos de impressão, o Gartner Group estima que as empresas gastam 2% do seu faturamento.

O novo papel do responsável de TI no gerenciamento de impressão
Em muitas empresas, os custos de impressão são pouco gerenciados e a totalidade do parque de equipamentos de impressão nem sempre bem conhecido. O principal motivo para tal situação são os diversos níveis de responsabilidade na aquisição e no gerenciamento dos equipamentos de impressão. Tradicionalmente, as impressoras, por serem conectadas na rede, estão sob a responsabilidade do departamento de TI enquanto copiadoras e os fax são gerenciados pelo departamento de administração. Essa situação esta a mudar, com o crescimento dos equipamentos multifuncionais (impressora/fax/copiadora) conectados na rede. Essa transição fez com que o departamento de TI se envolvesse cada vez mais na avaliação e implementação das tecnologias de documentos em hardware, software e serviços, tanto do pronto de vista do desempenho, quanto do custo. Nesse contexto, um software de gerenciamento aparece como uma valiosa ferramenta à disposição do profissional de TI.

Software de gerenciamento de impressão
Estima-se que o uso de um software de gerenciamento de impressão pode proporcionar uma redução dos custos globais de impressão entre 10% e 45%. Essa redução de custos é o resultado de uma diminuição do desperdício e de uma optimização do ambiente de impressão. Além de proporcionar uma redução de custos de impressão, o uso de um software de gerenciamento de impressão pode ajudar a melhorar a segurança dos fluxos de documentos dentro da empresa e um aumento significativo do facturamento pela recuperação dos custos de impressão